Le aziende svizzere sono obbligate a conservare i documenti commerciali per un certo periodo di tempo, indipendentemente dal settore di appartenenza o dalle dimensioni dell’azienda. Una violazione dell’obbligo di conservare i documenti aziendali può essere punita dal diritto penale.
La legge svizzera impone alle aziende di conservare i loro documenti aziendali per un certo periodo di tempo. Le fonti giuridiche più importanti per quanto riguarda l’obbligo di conservazione dei documenti sono il codice delle obbligazioni (CO), le leggi fiscali (LIFD, LAID e LIVA), l’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc) e il codice penale (CP).
Regolamenti di conservazione secondo il diritto commerciale
L’obbligo di conservare i documenti aziendali si basa fondamentalmente sulle disposizioni del Codice delle Obbligazioni. Secondo l’art. 958f CO, i libri contabili, i giustificativi, i rapporti d’affari e di revisione devono essere conservati per dieci anni (cpv. 1). Il periodo inizia a decorrere alla fine del rispettivo anno finanziario. Mentre i rapporti d’affari e di revisione devono essere tenuti per iscritto e firmati (cpv. 2), i registri d’affari e i giustificativi contabili possono essere tenuti su carta, elettronicamente o in modo analogo, purché sia garantita la coerenza con le transazioni e i fatti aziendali sottostanti e possano essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento (cpv. 3). Inoltre, anche i documenti su cui si basa un’iscrizione nel registro delle azioni o l’elenco degli azionisti al portatore devono essere conservati per dieci anni (art. 686 cpv. 5 e art. 697l CO). Questi obblighi di conservazione sono ulteriormente specificati nella relativa ordinanza sulla conservazione dei libri di commercio.
Obblighi di conservazione secondo la legge fiscale
Oltre al Codice delle Obbligazioni, le leggi fiscali contengono anche requisiti di conservazione. Le persone fisiche con reddito da lavoro autonomo e le persone giuridiche sono obbligate a conservare i libri contabili e i conti annuali o i rendiconti delle entrate e delle uscite per dieci anni in caso di contabilità semplificata (art. 126 cpv. 3 LIFD in combinazione con l’art. 42 cpv. 4 LAID). Ulteriori obblighi di ritenzione si trovano anche nella legge sull’IVA. Le persone soggette all’IVA devono conservare i libri contabili, i giustificativi, i documenti commerciali e gli altri documenti fino alla prescrizione assoluta del credito d’imposta, a meno che l’art. 958f CO non disponga diversamente (art. 70 cpv. 2 della legge sull’IVA). I documenti aziendali necessari per il calcolo dell’imposta sul deposito e il consumo proprio di beni immobili devono essere conservati per venti anni (art. 70 comma 3 della legge sull’IVA).
Conseguenze di una violazione del dovere
La violazione delle norme sulla conservazione dei documenti aziendali è soggetta a due disposizioni penali. Chiunque intenzionalmente o per negligenza non ottempera al suo obbligo legale di tenere libri contabili, lettere commerciali e telegrammi commerciali è passibile di una multa (art. 325 CP). Nel caso in cui sia già stata avviata una procedura fallimentare contro la persona interessata o sia stato emesso un certificato di perdita contro di essa in qualche altro modo, la violazione dell’obbligo di conservazione dei documenti è punibile con la reclusione fino a tre anni o con una multa (art. 166 CP).
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